Réunion des Associations du 30 janvier 2023

Ordre du jour :

• Présentation des associations et de leur objet Agenda
• Charte et règlement
• Fête du village

Représentés :

• Commission Associations Mairie
• ACCA
• Club L’Eglantier
• ASSBG
• Amicale Laïque
• Amusaté é Boujaté
• YODA
• Comité des Fêtes
• Notre Grozonnade

Absents :

• Anciens Combattants
• Comité de Foire (en sommeil)

Tout d’abord, nous avons tenté de définir le rôle de la Commission Associations, ce qui n’est apparemment pas si évident.

Elle est composée de Cécile ALMY, Mauricette ROCHE et Mickaël VALET. Comme toutes les commissions proposées par la mairie, elle est ouverte à tous les citoyens souhaitant s’y investir. Son rôle serait de faciliter les échanges entre la mairie et les associations de façon personnalisée, que ce soit pour des demandes spécifiques à chaque association ou pour l’organisation et l’harmonisation de la vie associative

• La commission invitera toutes les associations 1 à 3 fois par an pour échanger et préparer l’année à venir. 
• La commission a pour but d’aider à trouver des solutions aux problèmes rencontrés dans le déroulement de la vie associative mais en aucun cas les imposer.
• Nous avons réussi à créer un agenda qui était réclamé par une majorité d’associations depuis plusieurs années.
• Un dossier Associations est à votre disposition sur Google Drive, dans lequel vous trouverez tous les documents nécessaires à la vie associative. Vous en avez reçu le détail par email.
• Nous souhaitons élaborer en partenariat une charte, ainsi qu’un règlement qui lui sera annexé.
• Nous proposons de simplifier l’utilisation des locaux pour tous. Notamment en demandant aux associations d’utiliser la salle des associations à l’ancienne école de grozon pour leurs réunions.

Agenda

Présentation de l'Agenda par Yves Komorn, webmaster du site internet de notre commune.

• Chaque association, mais également la mairie et l'école, auront dorénavant la possibilité de noter toutes leurs réunions et événements sur l'agenda du site de la commune. Vos identifiants vous seront transmis après la réunion.
• Pour cela, il suffit d'entrer l'identifiant (login) et le mot de passe de votre association en bas de la colonne Evénements à droite. Ensuite, au même endroit, ajouter un événement. Il ne vous reste plus qu'à remplir.
• Pour les associations qui rencontreraient des difficultés, ou pour ajouter des photos pour illustrer, il vous suffira de le signaler en mairie.
• Vous trouverez le document explicatif plus détaillé sur Google Drive.

Charte

La lecture d'une proposition de "charte" des associations, ou plutôt de règlement, a été faite, cette lecture a permis la prise en compte point par point des corrections de toutes les associations présentes. Hormis l’article sur l’utilisation du matériel inter associatif. Pour rappel, ce matériel appartient à l’inter-association et non à la commune.

Pour la Commission Associations, ce sujet ne devait pas apparaître lors de cette réunion consacrée à l’élaboration d’une charte, car ce n’est pas à elle de prendre la décision.

Une proposition alternative devait être faite en attendant une éventuelle évolution par la suite mais n'a pas pu être exprimée, il s’agissait d’un prix préférentiel pour les associations non organisatrices de la Fête du Village. Plusieurs associations ne souhaitant pas prendre en charge le rôle d’organisateur de la Fête du Village, mais ne refusant pas d’y contribuer comme bénévoles, certaines se sont étonnées de ce fait de devoir payer la location dudit matériel. Un compromis n'a pas été trouvé au sujet de la gestion du matériel inter-associatif, On peut imaginer un vote lors d'une prochaine réunion, 1 voix par association.

La Fête du Village

Le bilan de la Fête du Village 2022 est très positif, Les bénéfices qui n’avaient jamais atteint 1000€ ont dépassé les 2000€ cette année. Nous avons fait un récapitulatif des points positifs et négatifs de cette fête.

Positif :

• la collaboration avec l’animation “Slimer” plus cher mais qui a ramené un public plus nombreux.
• la collaboration avec Desbos boisson qui est intervenu à minuit pour du ravitaillement
• la pétanque a très bien fonctionné également
• une tombola qui n’avait encore jamais été faite, 100% bénéfices

Négatif :

• trop de pain, quantités à revoir
• manque de bénévoles à la tombée de la nuit, surtout pour le barbecue, il faudrait être une douzaine de 22h à 1h.
• revoir les éclairages et la position du barbecue, mis trop en retrait, ne se voyait pas. -plus de monnaie (consignes)
• plus de pichets et penser à les consigner également (beaucoup ont été cassés).

Aujourd’hui, un compte en banque inter-association a été ouvert par le Comité des Fêtes en accord avec toutes les associations. Celui-ci a un solde de 4040 € dont l’utilisation sera à définir entre les associations de l’Inter-associations.

L’ASSBG propose de prendre en charge l’organisation de cette Fête pour 2023 dans l’attente d’une confirmation à l’occasion de leur prochaine réunion.

Le déroulement de la soirée n’a pas permis la présentation de chaque association et son objet.

Prochaine réunion :

• Présentation des associations
• Inventaire et rangement du matériel
• Proposition d’une nouvelle organisation de gestion du matériel, roulement entre les associations sur une période donnée?
• Vote au sujet de l’Inter-associations
• Avancement de la Fête du Village
• Validation du règlement
• Questions diverses